En el 1T de 2020 (datos hasta mediados de marzo), la demanda de los proveedores de oficinas flexibles se ha ralentizado de forma notable; la cuota de ocupación de las oficinas flexibles se sitúa en torno al 5% del total, de media. En general, la absorción de oficinas en el T1 también disminuyó 19% interanual de media, lo que refleja la falta persistente de espacio de calidad disponible que requieren las empresas, así como la preocupación temprana por la propagación del coronavirus, que ya había aparecido en Asia.

Creemos que los resultados del T1 todavía no reflejan el impacto del confinamiento, pero demuestran, sobre todo, que el sector de las oficinas flexibles ha alcanzado su madurez, y que los grandes actores están frenando ya su expansión.

WeWork ha suspendido nuevas aperturas y ha centrado su atención en recortar costes. Esto se debe, en parte, a los efectos de la pandemia en la demanda de espacio de oficinas flexibles, pero sobre todo al hecho de que la empresa estaba expuesta a obligaciones de arrendamiento superiores a sus ingresos. Por otra parte, el segundo principal operador en este campo, IWG, (a través de sus marcas Regus, Spaces, etc.), que representaba cerca del 20% de la actividad total de contratación desde 2015, también estuvo menos activo a principios de este año, y su presencia representó un 9% del total. Los actores más pequeños, por el contrario, han tendido a contratar más. Las dimensiones medias de los contratos se redujeron en un 18%, de 3150 m² en 2019 a 2600 m² en el 1T de 2020.

Los datos trimestrales suelen ser bastante volátiles, pero las primeras indicaciones (hasta mediados de marzo) muestran que el mercado con la mayor absorción para oficinas flexibles fue el centro de París (26.755 m²), seguido de Berlín (9.635 m²). En 2019, el mercado más grande fue la City de Londres (142.328 m²), seguido de París (133.296 m²) y Barcelona (68.960 m²).

¿Qué impacto ha tenido el Covid-19?

El mercado de oficinas flexibles ha sido uno de los sectores más expuestos al impacto inmediato de la pandemia del Covid-19, después de la hostelería y el sector retail. Por una parte, las medidas de confinamiento han obligado a millones de personas a trabajar desde sus hogares. Por otra, la naturaleza cortoplacista de algunos contratos ha hecho que los coworking quedaran en niveles de ocupación más bajos en toda Europa.

Muchos operadores han seguido abiertos. Las oficinas privadas han seguido parcialmente en uso, pero la demanda de los espacios de coworking ha desaparecido. Según el estudio de sentimiento global de Workthere en abril, los proveedores de oficinas flexibles esperaban que la ocupación fuera del 71% a finales de mayo, cuando antes del covid-19, la ocupación era del 83%. Workthere indicó que el 33% de los miembros de oficinas flexibles habían pedido algún tipo de ayuda en el pago de su renta. Hasta abril, aquellos que tenían un contrato de gestión o los operadores propietarios de sus activos, estaban más capacitados para ofrecer ayuda a su base de clientes. Por otra parte, los que tienen obligaciones de arrendamiento se encuentran con menos margen para ayudar a sus clientes a corto plazo y tienen que colaborar con los propietarios para poder mantener su liquidez, si se comprometen al pago del alquiler este trimestre. Sin embargo, casi todos han ofrecido algún tipo de ayuda, dependiendo del caso: periodos libres del pago del alquiler, descuentos en los alquileres y reducción del espacio. En general, el foco se ha puesto en la estrategia de retención de los clientes, ayudándolos en este periodo de incertidumbre y manteniendo un nivel de ocupación contractual.

La flexibilidad va a ser muy apreciada

En el momento en que se redactó el informe, la mayoría de los países europeos seguía aplicando el confinamiento, aunque se comenzaban a levantar gradualmente las medidas. El camino hacia la «nueva normalidad» puede ser bastante irregular por las implicaciones económicas, por lo que prevemos una ralentización en la demanda de espacio de oficinas por parte de los inquilinos en el corto plazo. Además, dado que es posible que haya que aplicar un distanciamiento social durante más tiempo, el uso real de los espacios de oficina será diferente, al menos durante varios meses por las garantías sobre salud y seguridad. Si las personas evitan compartir los espacios de trabajo, también disminuirá la demanda del espacio de coworking tal y como lo conocemos.

Sin embargo, esperamos que en 2021 la demanda de oficinas privadas con términos de arrendamiento flexibles vuelva a aumentar. Según Workthere, el 62% de los proveedores de oficinas flexibles de todo el mundo son optimistas sobre las perspectivas del sector en los próximos 12 meses. En un tiempo de incertidumbre, la flexibilidad será una solución demandada, porque las empresas podrían buscar no adquirir compromisos de arrendamiento a largo plazo. Además, dado que habrá más personas trabajando desde sus hogares con más frecuencia, las empresas podrían optar por distribuir sus requisitos de oficinas entre soluciones tradicionales y otras más flexibles, en distintas ubicaciones. Esto podría dar lugar también a un aumento de la demanda de espacios de oficina flexibles alejados del distrito financiero y próximos a centros de transporte.

Al mismo tiempo, se prevé que la oferta global de espacio de oficinas se mantenga bastante ajustado, lo que debería mantener altos los niveles de rentas prime de las oficinas tradicionales. En el T1, la tasa de disponibilidad media en los mercados a los que hace referencia este informe rondaba el 5% .

Para el resto del año no esperamos que los proveedores de oficinas flexibles tiendan a contratar. Al contrario, se centrarán en las relaciones con los clientes existentes y en colaborar con los propietarios, hasta que llegue la «nueva normalidad». Además, el covid-19 va a acelerar el uso de acuerdos de gestión entre propietarios y operadores y que de cara al futuro tiendan a un modelo de asociación, en lugar de solo alquiler.