Das perfekte Büro: Was Mitarbeiter wollen

Text: Dr. Martin Kern und Matthias Pink

Wie Büroangestellte sich ihren Arbeitsplatz vorstellen

Wenn Sie an ihrem Arbeitsplatz nur eine Sache ändern könnten, welche wäre das? Wenn Ihnen auf diese Frage zuerst die allmorgendliche und allabendliche Pendelei in den Sinn kommt, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Die meisten der von uns repräsentativ befragten knapp 1.300 Büroangestellten, nämlich 16 %, würden am liebsten die Länge ihres Arbeitsweges verkürzen (siehe Abbildung unten). Fast ebenso viele wünschen sich einen anderen Vorgesetzten, doch das soll in dieser Studie keine Rolle spielen. Vielmehr liegt unser Fokus auf der Büroumgebung und auch hieran würden die von uns Befragten gerne einiges ändern: vor allem die Gestaltung und Ausstattung der Räumlichkeiten (15 %), zudem die Lage des Büros (6 %) sowie die Gebäudearchitektur (4 %).

Traumbüro erhöht Pendelbereitschaft

Im Folgenden wollen wir auf Basis unserer Befragungsergebnisse herausarbeiten, was genau den Menschen an ihrer Büroarbeitsplatzumgebung wichtig ist und mit welchen Aspekten sie unzufrieden sind. Denn nicht nur gibt es einige unerfüllte Wünsche und somit Verbesserungsmöglichkeiten für die Arbeitgeber, das Büro spielt zudem eine erhebliche Rolle für das Wohlbefinden der Angestellten. Wenn das Ziel ihr Traumbüro wäre, würden drei Viertel der von uns Befragten sogar einen längeren Weg zur Arbeit in Kauf nehmen (siehe Abbildung unten), obwohl den doch viele von ihnen eigentlich verkürzen möchten.

Selbst jene, die bereits jetzt 30 Minuten und mehr für ihren Weg zur Arbeit benötigen, würden mehrheitlich eine noch längere Pendelzeit akzeptieren. Mit anderen Worten: Wenn die Büroarbeitsplatzumgebung ihren Vorstellungen entspricht, sind die meisten Menschen bereit, dafür einen Teil ihrer Lebenszeit zu opfern. Einen stärkeren Ausdruck für den Stellenwert der Büroumgebung dürfte es kaum geben.

Die Grundlagen einer idealen Büroumgebung: sauber, ruhig, komfortabel
Doch was genau ist den Menschen an ihrer Büroumgebung wichtig? Dazu haben wir unseren Befragten 42 Kriterien vorgelegt und sie um eine Einschätzung gebeten (siehe Abbildung unten). Fast allen ist wichtig, dass das Büro sauber ist, dass die Lichtverhältnisse angenehm sind und der Geräuschpegel niedrig ist, dass Luftqualität und Temperatur stimmen und keine Gerüche stören. Zudem sollte der Arbeitsweg kurz, der Arbeitsbereich komfortabel und das WLAN verlässlich sein. Man könnte auch sagen: Die Basics müssen stimmen, sonst lässt sich für niemanden eine ideale Arbeitsplatzumgebung schaffen. Mit Blick auf unsere Befragungsergebnisse ist es zum Beispiel sehr unwahrscheinlich, dass es ein Unternehmen gibt, dessen Angestellte allesamt keinen Wert auf Sauberkeit im Büro legen.

Selbst Wickelraum kann wichtig sein
Viel wahrscheinlicher ist es da schon, dass keiner der Angestellten eines Unternehmens Bedarf an einem Wickelraum hat. Nur für 19 % aller von uns Befragten ist er wichtig, womit er von allen 42 abgefragten Kriterien die geringste Bedeutung hat. Allerdings haben auch nur 14 % unserer Befragten ein Kind zwischen 0 und 5 Jahren. An diesem Beispiel werden auch die Grenzen unserer Erhebung deutlich: Sie bildet die durchschnittliche Bürobelegschaft in Deutschland ab, die wohl so in keinem Unternehmen anzutreffen ist. Stattdessen hat jedes Unternehmen je nach Branche, Größe etc. eine vom bundesweiten Durchschnitt mehr oder weniger stark abweichende Bürobeschäftigtenstruktur mit korrespondierenden Präferenzen im Hinblick auf die Kriterien, die für eine ideale Büroumgebung erfüllt sein müssen. Unsere Befragungsergebnisse liefern hier zwar einen belastbaren Orientierungsrahmen, diesen gilt es jedoch unternehmensindividuell zu hinterfragen und zu überprüfen.

Bürobeschäftigte sind mit ihrer Büroumgebung überwiegend zufrieden, aber…
Das gleiche gilt für die Zufriedenheit, die wir für dieselben 42 Kriterien ebenfalls abgefragt haben (siehe Abbildung unten). Grundsätzlich sind die Befragten mit ihrer Büroumgebung mehrheitlich zufrieden. Lediglich bei den vier als am wenigsten wichtig eingestuften Kriterien – Fahrradraum, Duschen/Umkleiden, Dachterrasse und Elternzimmer/Wickelraum – sind mehr Menschen unzufrieden als zufrieden. Aber auch bei anderen Kriterien gibt es einen hohen Anteil Unzufriedener, so etwa bei ‚Kantine/Café‘ (33 %) und ‚Aufenthaltsräume‘ (31 %). Bei den von fast allen Befragten als wichtig eingestuften Kriterien fallen in dieser Hinsicht ‚Ruhiger Ort zu arbeiten‘ (27 %) und ‚Geräuschpegel‘ (21 %) auf. Dieses Ergebnis deutet darauf hin, dass hier bei den meisten Unternehmen Handlungsbedarf besteht. Zudem lohnt es sich für Unternehmen, jene Kriterien zu identifizieren, bei denen sich die Unzufriedenheit mit vergleichsweise geringem Aufwand senken lässt. In unserem Querschnitt wären das zum Beispiel ‚Pflanzen/Begrünung im Büro‘ (25 % Unzufriedene) oder die (fehlende) Möglichkeit, persönliche Pakete ins Büro zustellen zu lassen (22 % Unzufriedene).

Freie Wahl des Arbeitsortes als Meilenstein zum Traumbüro?
Darüber hinaus gibt es Kriterien, die in Wechselwirkung zu anderen Aspekten stehen. Hervorzuheben ist hier das Arbeiten an verschiedenen Orten. Hiermit sind 35 % der Befragten unzufrieden. Zwar zählt dieser Aspekt für sich genommen zu den weniger wichtigen Faktoren, er dürfte jedoch die Zufriedenheit hinsichtlich der meisten anderen Kriterien beeinflussen, so dass eine isolierte Betrachtung zu kurz griffe. Eine mehr oder weniger freie Wahl des Arbeitsortes würde es jedem Büroangestellten erlauben, sein Arbeitsplatzumfeld seinen persönlichen Bedürfnissen sowie den Erfordernissen der anstehenden Tätigkeit(en) anzupassen. Für viele Unternehmen dürfte das sogar der einzige Weg zur idealen Arbeitsplatzumgebung für möglichst viele ihrer Mitarbeiter sein. Der andere: Das Unternehmensbüro als „eierlegende Wollmilchsau“ zu konzipieren, was sich allerdings bestenfalls finanzstarke Konzerne wie Apple und Co. leisten können und selbst dann nur an ausgewählten Unternehmensstandorten.

Wer fragt, führt
In beiden Fällen lohnt es sich für die Unternehmen, die Präferenzen und die Zufriedenheit ihrer Angestellten abzufragen und sie auf dem Weg zum „perfekten“ Büro einzubeziehen. Nicht nur weil die hier vorgestellten Ergebnisse letztlich auf kein Unternehmen eins zu eins zutreffen, sondern auch weil bereits das Einbeziehen der Mitarbeiter deren Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz erhöht. Knapp ein Drittel der von uns Befragten wurde von ihrem Arbeitgeber bereits zur Arbeitsumgebung befragt – 78 % von ihnen gaben an, mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatzumfeld im Allgemeinen zufrieden zu sein. Von allen anderen ist nur die Hälfte zufrieden (siehe Abbildung unten). Erstere sind zudem die treueren Angestellten. Auf die Frage, wie lange sie sich noch bei ihrem aktuellen Arbeitgeber sehen, gaben sie im Durchschnitt eine um ein Viertel längere Zeitspanne an. Und hier kommt dann doch wieder der Vorgesetzte ins Spiel, von dem zu Beginn schon die Rede war. Denn letztlich ist die Arbeitsplatzumgebung eingebettet in die gesamte Unternehmenskultur (siehe Beitrag „Das perfekte Büro“ ), die maßgeblich von den Vorgesetzten beeinflusst wird. Mit anderen Worten: Ohne die richtigen Führungskräfte entsteht wahrscheinlich auch keine ideale Arbeitsplatzumgebung. Stimmt beides, sind Angestellte bereit, lange Wege ins Büro in Kauf zu nehmen.