Text: Contantin Beyerle
Wenn es das eine perfekte Büro gäbe, dann müsste es hoch flexibel, sehr vielseitig ausgestattet und technisch immer auf dem aktuellsten Stand sein. Und die Spülmaschinen in den Küchen räumen sich von allein ein und aus. Das klingt ein wenig überspitzt, aber prinzipiell entspricht dies dem Bild des perfekten Büros.
Je nach Projektumfang liegt die Laufzeit eines New-Office-Projektes bei einem halben und eineinhalb Jahren. Innerhalb solcher Zeiträume kann nicht durchgehend die Planung den aktuellen Veränderungen im Unternehmen angepasst werden. Wichtig ist, dass Visionen und die damit verbundenen Ziele des Unternehmens bewusst sind. Es sollten zum Projektstart Visionen und Ziele festgeschrieben werden. Diese sollten dann in Planungsprämissen übersetzt werden, um eine Basis zu bilden. Was möchte ich als Unternehmen mit meiner Arbeitswelt nach innen und nach außen ausdrücken?
Einzelne global Player nutzen die Medien und tragen ihre Visionen und Ziele über Ihre Bürowelten von innen nach außen, zeigen wer sie sind und wie sie arbeiten. Sie sind stolz und machen kein Geheimnis daraus wer sie sind und wie ihre Haltung ist. Nicht jedes Unternehmen muss sich so darstellen, aber sie sollten sich eben auch die Frage nach der eigenen Identität stellen. Wer bin ich? Was sind meine Wertevorstellungen? Welche Unternehmensphilosophie habe ich? Sollen die Unternehmenswerte und -haltung in die Arbeitswelt integriert werden?
Es gilt also eine Vision und Ziele zu definieren und diese in einen Rahmen zu setzen. Das Ergebnis spiegelt sich dann in der eigenen Arbeitswelt. Die Arbeitswelt ist immer individuell zu betrachten. Für den einen ist die Zellenstruktur das richtige und für den anderen die offene Bürofläche mit Unterbrechungen, die die Möglichkeit bieten sich untereinander auszutauschen. Auch Desk-Sharing ist in den letzten Jahren immer weiter in den Fokus geraten. Angefangen hat es, um Kosten einzusparen. Das ist allerdings der falsche Ansatz. Es sollte primär nicht um die Kosten gehen, auch wenn die Kosten ein wesentlicher Treiber eines jeden Unternehmens sind. Die richtigen Fragen sind: Wie wird die zur Verfügung stehende Fläche bewusst genutzt? Welchen Arbeitsumgebungen und Ausstattungen werden benötigt? Und wie werden die verschiedenen Arbeitsorte verwendet? Hierbei hilft es den Arbeitsort als ein Werkzeug zu verstehen. Der Wille und die Einstellung zur Arbeitsumgebung sind die Stellschrauben für den Erfolg eines Arbeitsplatzmodells. Die Desk-Sharing-Konzepte, die von den Mitarbeitern angenommen werden, sind meistens die, bei denen auch keine andere Wahl bleibt. Wenn ich stets meinen festen Schreibtisch im Büro vorfinde, mache ich mir auch keine Gedanken darüber, ob dieser Arbeitsort der richtige für meine derzeitige Tätigkeit ist. Aus der Gewohnheit wird immer auf den bekannten Standard zurückgegriffen. In solchen Fällen ist das Vorleben der Führungskräfte ein ganz wichtiger Impuls: Wenn der Chef das kann, dann kann ich das auch! Es geht um das Bewusstsein über die Gestaltung des Arbeitstages. Was mache ich wann, wo und wie? Muss ich einen Arbeitsplatz belegen, wenn ich in einer Besprechung sitze? Was mache ich vor der Besprechung? Was mache ich nach der Besprechung? Habe ich feste Aufgaben an fixen Tagen zu bestimmten Zeiten?
Der moderne Arbeitsnehmer wird immer mehr Verantwortung für die Erledigung seiner Arbeit einfordern. Demzufolge wird er auch selbst entscheiden wollen, welcher Arbeitsort der richtige dafür ist. All diesen Wünschen gerecht zu werden, wird für den Arbeitgeber ein kaum erreichbares Ziel sein. Ein Schritt zur Zielerreichung könnte jedoch sein, seinen Mitarbeitern eine Vielfalt an Arbeitsmöglichkeiten zu bieten für eine gewisse Flexibilität im Gegenzug.