Text: Matthias Pink
Wir glauben: Flexible Workspaces haben das Potenzial, die Büromärkte grundlegend zu verändern. Warum das so ist und wie die Bürowelt von morgen aussehen könnte, skizzieren wir in fünf Thesen.
In unserer Analyse „Flexible Workspaces in Deutschland: Eine Bestandsaufnahme“ haben wir die Entstehungsgeschichte flexibler Büroarbeitswelten beleuchtet und skizziert, wie sich die Flexible-Workspaces-Landschaft in Deutschland heute darstellt. Doch die Dynamik in diesem Segment ist so hoch, dass sich nicht nur die Landschaft praktisch wöchentlich verändert, sondern sich auch die Frage stellt: Wohin führt das? Genau dieser Frage wollen wir hier nachgehen und in Form von fünf Thesen einen Blick in die Zukunft werfen. Die kennen zwar auch wir nicht, aber die Thesen zeichnen ein Zukunftsszenario, von dem wir glauben, dass es eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit hat. Damit wollen wir einen Diskussionsbeitrag liefern, der die Debatte bereichert und der Büromarktakteuren als Grundlage strategischer Entscheidungen dienen kann. Unsere Thesen werfen dabei nur Schlaglichter auf ausgewählte Ausschnitte dieser Landschaft, vieles andere bleibt unbeleuchtet. Gleichwohl bauen die Thesen aufeinander auf und sollen sich zu einem Gesamtbild zusammenfügen, das so oder so ähnlich Realität werden könnte.
These 1: Flexible Workspaces sind gekommen um zu bleiben
Diese These erscheint uns wenig gewagt, Konsens ist sie dennoch nicht. Wir aber glauben, dass Flexible Workspaces kein vorübergehendes Phänomen sind, sondern sich zum festen Bestandteil des Büromarktes entwickeln. Streng genommen haben sie das längst, schließlich gibt es bestimmte Formen flexibler Büroarbeitsplätze seit mindestens dreißig Jahren. Das derzeit zu beobachtende Wachstum des Sektors mag auch der guten Konjunktur sowie vielen weiteren temporären Triebkräften geschuldet sein (siehe These 2), ist aber nicht allein darauf zurückzuführen. Auch strukturelle Veränderungen geben den Flexible Workspaces Auftrieb, ja haben ihre Verbreitung erst ermöglicht.
Eine essenzielle Rolle für das Entstehen von Flexible Workspace spielt die Tatsache, dass immer mehr Menschen ihre Arbeit im Prinzip an jedem beliebigen Ort erledigen können. Damit haben sich vor allem für Unternehmensbüros die Voraussetzungen fundamental geändert. Bislang waren sie der einzige Ort, an dem die Mitarbeiter des Unternehmens ihre Schreibtischarbeit erledigen konnten und hatten deshalb eine Art Monopolstellung inne. Heute dagegen stellt sich für die Mitarbeiter die Frage, wo sie ihrer Arbeit am besten nachgehen können. Flexible Workspaces sind für sie ebenso wie für alle anderen Menschen, die zum Arbeiten einen Schreibtisch benötigen, eine mögliche Antwort. Die bisherige Evidenz legt unseres Erachtens nahe, dass diese Antwort zwar nicht alle, aber doch viele Menschen überzeugt.
Technologischer Fortschritt hat also das Monopol des klassischen Unternehmensbüros zum Fallen gebracht und kein Weg führt mehr zurück. Im Gegenteil, der technologische Wandel wird den Flexible Workspaces zu weiterem Wachstum verhelfen. Denn mit ihm wandeln sich die Anforderungen an Bürofläche schneller, als die Anbieter am klassischen Bürovermietungsmarkt darauf reagieren können. Das liegt zum einen daran, dass ihr Produkt ‚Bürofläche‘ nur begrenzt wandelbar ist. Zum anderen haben viele Büroimmobilieneigentümer gar keinen direkten Kontakt zu ihren Nutzern, sondern lassen sich durch Intermediäre wie zum Beispiel Asset Manager vertreten. Zügig auf sich ändernde Nutzerbedürfnisse zu reagieren, ist unter diesen Bedingungen schwierig. Die Folge: Die Diskrepanz zwischen dem, was am Büromarkt angeboten und dem, was nachgefragt wird, ist größer geworden und wird absehbar noch größer. Die Anbieter von Flexible Workspaces stoßen genau in diese größer werdende Lücke und werden sich deshalb einen festen Platz am Büromarkt erobern.
These 2: Angebot und Nachfrage wachsen noch einige Jahre rasant, dann folgt eine Marktbereinigung
Auch bei dieser These sind wir uns recht sicher, dass sie Realität wird. Dass das Angebot an Flexible Workspaces wohl auch hierzulande noch rasant wachsen wird, lässt bereits ein Blick in die großen Städte der USA oder nach London erahnen. So sind inzwischen 4 % des gesamten Londoner Büroflächenbestands durch Flexible Workspaces belegt und ihr Anteil steigt weiter. In den großen deutschen Büromärkten liegt er bei 1 %.
Doch nicht nur dieser Zahlenvergleich spricht für ein wachsendes Angebot, sondern auch grundlegende Merkmale dieses Marktes. Eines dieser Merkmale sind die geringen Markteintrittsbarrieren. Abgesehen von einer geeigneten Fläche und einigen Schreibtischen braucht es nicht viel, um ein Flexible Workspace zu eröffnen. Weil das so ist, werden wohl noch zahlreiche neue Akteure den Markt betreten, darunter auch Immobilieninvestoren sowie Hotel- und Gastronomieketten, die allesamt bereits über die passenden Flächen für Flexible Workspaces verfügen und für die der Markteintritt deshalb noch leichter ist.
Ein weiteres Merkmal des Marktes für Flexible Workspaces: Größere Anbieter haben Vorteile gegenüber kleineren. Hierbei spielen positive Skaleneffekte eine Rolle, noch wichtiger aber ist der Umstand, dass mit der Größe eines Anbieters der Nutzen für seine Kunden steigt. Denn je mehr Standorte ein Anbieter betreibt, desto attraktiver wird er für Nutzer, die an mehr als einem Ort Arbeitsplätze benötigen. Hinzu kommt, dass Flexible Workspaces auch soziale Netzwerke sind, deren Wert mit jedem weiteren Mitglied steigt. Damit ist Größe ein Wert an sich und jeder weitere Standort eines Anbieters wertet alle seine schon bestehenden Standorte auf.
Durch die Kombination aus niedrigen Markteintrittsbarrieren und Netzwerkeffekten ist weiteres Wachstum programmiert – und eine Marktbereinigung ebenso. Denn weil Größe ein Wert an sich ist, dürfte bei vielen Anbietern Wachstum Vorrang vor Profitabilität haben, wodurch das Angebot fast zwangsläufig so lange wachsen dürfte, bis es die Nachfrage übersteigt. Das Risiko eines Angebotsüberhangs wird noch dadurch erhöht, dass die Nachfrage nicht nur durch strukturelle Veränderungen, sondern auch durch vorübergehende Effekte getrieben wird. So lässt sich beispielsweise beobachten, dass viele Unternehmen mit Flexible Workspaces experimentieren und Erfahrungen damit sammeln. Nicht alle diese Unternehmen werden Flexible Workspaces langfristig nutzen und so wird ein Teil dieser Nachfrage früher oder später wegfallen. Noch etwas beflügelt die Nachfrage nach Flexible Workspaces: Coworking gilt als cool. Unternehmen, die von diesem Coolness-Faktor profitieren wollen, buchen ein paar Schreibtische in einem Coworking Space oder führen zumindest ihre nächste Firmenveranstaltung dort durch. Aber der Coolness-Faktor wird verschwinden und mit ihm ein Teil der Nachfrage nach Flexible Workspaces.
Wenn jener Teil der Nachfrage wegfällt, der auf diese und weitere temporären Effekte zurückzuführen ist, dann werden Anbieter mit wenig resilienten Geschäftsmodellen den Betrieb einstellen oder von Wettbewerbern übernommen. Ohnehin könnte die Profitabilität der Betreiber durch Akteure herausgefordert werden, die ihren Kunden Flexible Workspaces als zusätzliche Dienstleistung anbieten, ohne damit unmittelbar profitabel sein zu wollen. Dazu zählen beispielsweise Gastronomie- und Hotelketten.
These 3: Im kleinteiligen Büroflächensegment werden Flexible Workspaces von der Ausnahme zur Regel
Diese These hat ihren Ursprung in einer sehr grundsätzlichen Frage: Warum schließen Unternehmen überhaupt langfristige Mietverträge für Büroflächen ab? Volkswirtschaftlich argumentiert tun sie das unter anderem deshalb, weil die Transaktionskosten am Büroflächenmarkt sehr hoch sind. Dazu zählen das Suchen einer geeigneten Fläche, die Vertragsverhandlung mit dem Eigentümer, die Maklerprovision, der Umzug sowie gegebenenfalls der Ausbau und die Möblierung der Fläche. Durch diese hohen Transaktionskosten wäre es in den meisten Fällen schlicht unwirtschaftlich, einen Mietvertrag beispielsweise nur für ein Jahr abzuschließen.
Dies ändert sich durch Flexible Workspaces, weil hier einzelne Bestandteile der Transaktionskosten potenziell komplett wegfallen (Flächenausbau- und Möblierungskosten, Maklerprovision) oder zumindest geringer sind (Kosten für Flächensuche und Vertragsabschluss). Und in dem Maße, wie die Transaktionskosten sinken, lohnt sich der Abschluss langfristiger Mietverträge weniger. Der Effekt ist umso größer, je kleiner der Flächenbedarf ist, weil einige Transaktionskostenblöcke fix sind bzw. sich nicht direkt proportional zur Flächengröße verhalten. Mit anderen Worten: Die Transaktionskosten für eine 200 m² große Bürofläche sind relativ höher als für eine 1.000 m² große Fläche. Deshalb sind Flexible Workspaces – ungeachtet aller anderen Vorteile – gerade für kleinere Nutzer auch wirtschaftlich attraktiv. Insofern gehen wir davon aus, dass Flexible Workspaces vor allem im kleinteiligen Büroflächensegment einen großen Teil der Nachfrage absorbieren werden. Sehr kleine Flächenbedarfe für bis zu zehn Mitarbeiter werden wohl nur noch in Ausnahmefällen ihren Weg an den klassischen Bürovermietungsmarkt finden. Bei Startups und anderen Kleinstunternehmen mit hoher Planungsunsicherheit sprechen neben den geringeren Transaktionskosten auch die zeitliche und räumliche Flexibilität für die Flexible Workspaces.
These 4: Flexible Workspaces werden zum festen Bestandteil der Immobilienstrategie großer Unternehmen
Transaktionskosten spielen auch bei unserer vierten These eine Rolle. Denn es sind nicht zwangsläufig kleine Unternehmen, die kleine Büroflächen suchen. Auch große Konzerne brauchen solche Flächen, zum Beispiel in Städten, in denen sie nur wenige Mitarbeiter haben oder wo sie ihre Mitarbeiter aus strategischen Gründen über mehrere kleinere Büros verteilen möchten. Hier sind Flexible Workspaces wegen der geringeren Transaktionskosten ebenso im Vorteil wie bei zeitlich begrenzten Flächenbedarfen solcher Unternehmen, etwa für einzelne Projekte oder als Interimsflächen. Bestimmte Flächenbedarfe großer Unternehmen lassen sich also mit Flexible Workspaces besser abdecken als am klassischen Bürovermietungsmarkt. Genau für diese Bedarfe werden die Corporates sie in Anspruch nehmen.
Doch es lassen sich noch weitere Gründe dafür anführen, dass Flexible Workspaces fester Bestandteil der Immobilienstrategie großer Unternehmen werden. Einer dieser Gründe ergibt sich aus unseren Ausführungen zu These 1: Wenn es Menschen gibt, denen Flexible Workspaces das bessere Arbeitsumfeld bieten als klassische Unternehmensbüros, dann werden Flexible Workspaces zum Instrument für das Gewinnen und Binden von Mitarbeitern. Ein weiterer Grund: Indem sie Flexible Workspaces nutzen, verschaffen sich Unternehmen Zugang zu den dazugehörigen Netzwerken. Diesen Netzwerkzugang können die Unternehmen aus verschiedenen Gründen anstreben, etwa um mit Mitgliedern des Netzwerks zu kooperieren, in einen innovationsfördernden Austausch zu treten oder ihnen die eigenen Produkte zu verkaufen.
Schon diese wenigen Beispiele zeigen, dass Flexible Workspaces weit mehr sind als nur flexibel nutzbare Arbeitsplätze. Schon als solche werden sie sich wohl einen festen Platz im strategischen Werkzeugkoffer großer Unternehmen erobern können. Dass sie darüber hinaus noch für weitere Zwecke eingesetzt werden können und damit eine Art Schweizer Taschenmesser im Werkzeugkoffer sind, erhöht die Eintrittswahrscheinlichkeit unserer These nur noch.
These 5: Bürofläche wird zur Massenware mit geringer Marge
Diese These ist sicherlich die gewagteste und in ihrer zugespitzten Formulierung wird sie der dahinterstehenden Komplexität nicht annähernd gerecht. Die bisherigen Ausführungen dürften aber eines deutlich gemacht haben: Die Anbieter von Flexible Workspaces befriedigen viel mehr Bedürfnisse als „nackte“ Bürofläche das kann. Die bloße Bürofläche nutzen sie nur als Vehikel, sie ist aber anders als bei den Büroimmobilieneigentümern nicht ihr Produkt. Ihre Produkte sind Büroarbeitsplätze im weitesten Sinne, arbeitsplatzbezogene Dienstleistungen sowie der Zugang zu Netzwerken. In Analogie zur Computerindustrie könnte man sagen, dass die Anbieter von Flexible Workspaces die passende Software zur ‚Hardware Bürofläche‘ bereitstellen. Das verlängert die Wertschöpfungskette und weil die Bürofläche dann nur noch ein Teil des Wertschöpfungsprozesses ist, wird sie austauschbarer. Und in dem Maße, in dem die Austauschbarkeit von Bürofläche steigt, sinken die Margen, die sich mit ihrem Verkauf bzw. ihrer Vermietung erzielen lassen. In der heutigen Welt – in der Projektentwickler Bürogebäude bauen, Investoren sie kaufen und vermieten und Anbieter von Flexible Workspaces sie betreiben – würden die Erträge am Büromarkt zugunsten Letzterer umverteilt werden.